No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

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Código: 1000-26-INT-S-PR-019
CÓDIGO 1000-26-INT-S-PR-019
REVISIÓN 1
FECHA 12/02/2026

Tabla de revisiones

Rev. Descripción Fecha Realizó Revisó Aprobó
0 Emisión inicial 06/01/2024 PM JAG RRG
1 Cambio de código y correcciones de contenido 12/02/2026 JLM JAG RRG

1. Objeto

Establecer la metodología para la identificación, registro, análisis, tratamiento, verificación de eficacia y cierre de las No Conformidades (NC) detectadas en el sistema SSOMA, y para la definición de Acciones Correctivas (AC) y Acciones Preventivas (AP) que eliminen sus causas raíz y prevengan recurrencia.

Este procedimiento se aplica de manera coordinada con el procedimiento equivalente del sistema de Calidad 9001-26-INT-Q-PR-XXX (NC y AC). Ambos comparten el registro de NC/AC/OM y se mantienen alineados en flujo, criterios y terminología. El instructivo de nomenclatura común es 9001-26-INT-Q-IN-101.

2. Alcance

Este procedimiento aplica al alcance definido en el Manual SSOMA 1000-26-INT-S-MA-001, que cubre la totalidad del grupo (I-MEGA Ingeniería Metalmecánica S.R.L. y AMG Consultores S.A.).

Comprende NC originadas en investigaciones de incidentes, auditorías internas y externas, inspecciones de seguridad, evaluaciones de cumplimiento legal, observaciones del personal o de clientes, y revisiones por la dirección.

3. Definiciones

Aplican las definiciones de la sección 5 del Manual SSOMA. Adicionalmente:

4. Documentos de referencia

5. Responsabilidades

5.1. Roles principales

Rol Responsabilidad
Detector de la NC Cualquier persona (empleado, supervisor, cliente, auditor) registra la NC en el formato vigente.
Responsable del Proceso/Sector afectado Participa del análisis de causa raíz, define las acciones, ejecuta y aporta evidencia objetiva.
Responsable SSOMA Gestiona el registro, asegura el análisis de causa raíz con técnica adecuada, hace seguimiento, verifica eficacia y firma el cierre.
Dirección Aprueba el plan de acción cuando la NC es de impacto significativo o requiere recursos, y revisa los indicadores en la Revisión por la Dirección.
Auditor (interno o externo) Levanta NC durante la auditoría con redacción objetiva, evidencia y requisito incumplido identificado.

5.2. Matriz de responsabilidad por etapa

Etapa Detector Responsable de Proceso Responsable SSOMA Dirección
Detección y registro R C I I
Contención inmediata I R C I
Análisis causa raíz C R A I
Definición de acciones I R A C
Ejecución I R C I
Verificación de eficacia I C R I
Cierre I C R I
Aprobación de NC mayor I C R A

R = Responsable · A = Aprueba · C = Consulta · I = Informado.

6. Desarrollo

6.1. Clasificación de hallazgos

Tipo Definición Ejemplo SSOMA Plazo objetivo de cierre
NC mayor Incumplimiento sistémico, ausencia total de un requisito, riesgo grave inminente o reiteración de NC menor sin acción eficaz. Ausencia de IPER en una obra activa. Personal trabajando en altura sin permiso ni habilitación. ≤ 60 días corridos
NC menor Incumplimiento puntual de un requisito sin afectar la integridad del sistema. Una planilla sin firma del responsable. Demora en cierre de manifiesto. ≤ 30 días corridos
Observación Desvío incipiente o riesgo potencial sin incumplimiento consumado. Señalización deteriorada pero legible. ≤ 45 días corridos
Oportunidad de Mejora (OM) Sugerencia para mejorar más allá del cumplimiento. Digitalizar planillas que hoy son manuales. Sin plazo obligatorio (planificación)

Toda NC mayor obliga a comunicación a la Dirección dentro de las 24 h hábiles desde su detección.

6.2. Etapas del proceso

# Etapa Salida esperada Plazo desde detección
1 Detección Hallazgo identificado con evidencia y requisito incumplido. t = 0
2 Registro NC cargada en registro común SSOMA/Calidad con número correlativo. ≤ 48 h
3 Contención inmediata Efecto contenido, no recurrencia del incidente inmediato. ≤ 24 h
4 Análisis de causa raíz Causas inmediatas, básicas y raíz identificadas con técnica formal. ≤ 7 días (NC mayor: ≤ 5 días)
5 Plan de Acción Correctiva Acciones, responsables, plazos, indicadores definidos y aprobados. ≤ 10 días (NC mayor: ≤ 7 días)
6 Difusión Plan comunicado al personal involucrado, contratistas o clientes según corresponda. ≤ 5 días desde aprobación
7 Ejecución Acciones implementadas con evidencia objetiva archivada. Conforme plazo del plan
8 Verificación de eficacia Confirmación de eliminación de la causa raíz y de no recurrencia. 30 a 90 días post implementación
9 Estandarización Documentación, capacitación y registros actualizados. Antes del cierre
10 Cierre NC firmada, archivada y reportada en indicadores. Tras verificación positiva

6.3. Plazos por tipo de NC

Tipo Análisis causa Definición de plan Implementación Verificación eficacia Cierre total
NC mayor ≤ 5 días ≤ 7 días ≤ 45 días 30 a 60 días post implementación ≤ 60 días corridos
NC menor ≤ 7 días ≤ 10 días ≤ 20 días 30 días post implementación ≤ 30 días corridos
Observación ≤ 10 días ≤ 15 días ≤ 30 días Verificación documental ≤ 45 días corridos
OM A criterio Planificación anual Conforme planificación Conforme planificación Sin plazo obligatorio

6.4. Técnicas de análisis de causa raíz

El Responsable SSOMA selecciona la técnica adecuada según el tipo y complejidad del hallazgo:

Técnica Cuándo aplicarla Salida típica Ventaja Limitación
5 Por qué NC menor, hallazgo con cadena causal simple. Cadena de 4 a 6 niveles de "por qué". Rápida, no requiere formación avanzada. Riesgo de sesgo si la usa una sola persona.
Ishikawa (espina de pescado) NC con múltiples factores: persona, máquina, método, material, medio ambiente, medición (6M). Diagrama 6M con factores agrupados. Visualiza causas paralelas; ideal para taller en grupo. No prioriza, debe combinarse con 5 por qué.
Árbol de causas (incidentes) Investigación de incidente conforme 1000-26-INT-S-PR-004. NC originada en incidente. Diagrama lógico de hechos y causas. Trazabilidad cronológica de hechos. Requiere entrenamiento del facilitador.
Análisis de barreras Cuando se sospecha falla de control existente. Mapa de barreras previstas vs. que fallaron. Identifica controles ausentes o ineficaces. Necesita modelo de barreras documentado.
Pareto NC recurrentes para priorizar causa dominante. Diagrama 80/20 con causas ordenadas. Identifica concentración. Requiere histórico cuantitativo.

La aplicación de la técnica queda registrada como parte del expediente de NC. Para todo incidente con potencial alto se aplica obligatoriamente árbol de causas.

6.5. Definición de acciones

Para cada causa raíz se define al menos una Acción Correctiva. Cada acción debe contener:

Campo Contenido
Descripción de la acción Acción concreta y verificable, no enunciado de intención.
Responsable de ejecución Nombre y cargo.
Recursos requeridos Económicos, humanos, materiales.
Plazo de implementación Fecha calendario.
Indicador de eficacia Métrica concreta a medir post implementación.
Criterio de cierre Valor del indicador que confirma eficacia.

Las acciones se toman sobre las causas, no sobre los efectos. Para situaciones potenciales no consumadas se define Acción Preventiva con la misma estructura. Para mejoras voluntarias se registra Oportunidad de Mejora sin obligatoriedad de implementación.

6.6. Difusión, ejecución y seguimiento

El Responsable SSOMA comunica el plan de acción al personal involucrado, asegurando comprensión. Cuando la NC involucra a proveedores, contratistas o clientes, se les notifica formalmente la acción a implementar.

El responsable de la acción ejecuta en el plazo y archiva la evidencia. El Responsable SSOMA hace seguimiento mediante el Registro de Seguimiento de NC (compartido SSOMA/Calidad). Si el progreso no es el esperado, se ajusta el plan y se documenta el motivo.

6.7. Verificación de eficacia

Una vez cumplido el plazo de implementación se verifica con evidencia objetiva:

Si la verificación es positiva, se procede al cierre. Si es negativa, se reabre el análisis y se redefinen acciones. Una NC reabierta en dos ocasiones se escala a la Dirección.

6.8. Estandarización y cierre

Cuando la acción evidencia la necesidad de modificar procedimientos, instructivos o registros, el Responsable SSOMA gestiona los cambios documentales conforme 1000-26-INT-S-PR-003 y la capacitación correspondiente.

El Responsable SSOMA firma el cierre del registro de NC con fecha, anexa la documentación de soporte (evidencias de implementación, registros de capacitación, modificaciones documentales) y actualiza el registro de seguimiento.

6.9. Indicadores de gestión de NC

Se reportan mensualmente, son entrada de la Revisión por la Dirección (1000-26-INT-S-PR-006):

Indicador Fórmula Meta Frecuencia
NC abiertas en plazo NC vigentes con plazo no vencido Análisis de tendencia Mensual
NC fuera de plazo al cierre del mes NC vigentes con plazo vencido 0 Mensual
Tiempo medio de cierre NC menor Promedio de días entre detección y cierre ≤ 30 días Mensual
Tiempo medio de cierre NC mayor Promedio de días entre detección y cierre ≤ 60 días Mensual
% eficacia verificada AC con verificación positiva / AC implementadas ≥ 90 % Trimestral
NC por fuente Distribución por origen (auditoría, incidente, inspección, cliente) Análisis de tendencia Trimestral
NC por área Distribución por sector responsable Análisis de concentración Trimestral
NC reabiertas Cantidad de NC reabiertas tras verificación negativa ≤ 5 % del total cerrado Trimestral
Tasa de recurrencia NC del mismo tipo en 12 meses Tendencia decreciente Anual

7. Registros asociados

Estos registros son comunes a SSOMA y Calidad; la trazabilidad por sistema se preserva mediante el campo de origen y la clasificación del hallazgo.

8. Anexos