Control de la Documentación

Tabla de revisiones

1. Objeto

Establecer la metodología para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, distribución, control de cambios, conservación y obsolescencia de los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA, asegurando que en cada punto de uso esté disponible la versión vigente y que las versiones reemplazadas sean inequívocamente identificables.

El procedimiento da cumplimiento a la cláusula 7.5 de ISO 45001:2018 e ISO 14001:2015 sobre información documentada, y consolida la operación del sistema bajo la nomenclatura corporativa definida en 9001-26-INT-Q-IN-101.

2. Alcance

Este procedimiento aplica al alcance definido en el Manual SSOMA 1000-26-INT-S-MA-001, que cubre la totalidad del grupo (I-MEGA Ingeniería Metalmecánica S.R.L. y AMG Consultores S.A.).

Comprende documentos internos generados por la organización (manual, políticas, procedimientos, instructivos, registros, matrices, planes, informes) y documentos externos de referencia incorporados al sistema (normas, requisitos legales, requisitos del cliente).

3. Definiciones

Aplican las definiciones de la sección 5 del Manual SSOMA. Adicionalmente:

4. Documentos de referencia

5. Responsabilidades

6. Desarrollo

6.1. Estructura documental

6.2. Ciclo de vida documental

Todos los documentos del sistema atraviesan el siguiente ciclo de vida, desde su solicitud hasta su baja definitiva. El Responsable SSOMA controla las transiciones entre etapas y deja evidencia en el Listado Maestro.

6.3. Codificación e identificación

Todo documento del sistema se identifica conforme al Instructivo de Nomenclatura 9001-26-INT-Q-IN-101 según el formato:

PPPPP-SS-CCC-E-TD-NNN-R

Para el sistema SSOMA interno se aplica el patrón 1000-26-INT-S-XX-NNN-R. Para proyectos externos se aplica PPPPP-SS-CCC-S-XX-NNN-R.

6.3.1. Significado de cada campo del código

6.3.2. Tipos documentales y abreviatura

Cada página del documento incluye encabezado con código, revisión y fecha. La primera página contiene tabla de revisiones con descripción, fecha, realizó, revisó y aprobó.

6.4. Revisión

Cada documento se revisa:

• Anualmente, como mínimo.
• Ante cambio en normativa aplicable, en procesos, en equipos o en requisitos del cliente.
• Ante hallazgos de auditoría, no conformidades o incidentes que evidencien deficiencia documental.
• A solicitud justificada de cualquier área.

Las revisiones siguen el ciclo: rev A, B, C… (preliminares para aprobación) → rev 0 (primera emisión aprobada) → rev 1, 2… (revisiones aprobadas posteriores).

6.5. Distribución, acceso y medios de control

La distribución del sistema documental se realiza principalmente a través de la carpeta compartida del servidor corporativo. Cualquier copia impresa se considera no controlada, salvo que esté firmada y sellada como "Copia Controlada" por el Responsable SSOMA. Para obras y proyectos, la carpeta de obra (1000-26-INT-S-PR-007) contiene la documentación aplicable al proyecto en su versión vigente.

6.5.1. Medios de control documental

6.6. Control de cambios

Cada nueva revisión registra en la tabla de revisiones: descripción del cambio, fecha, autor, revisor y aprobador. Los cambios significativos se comunican formalmente al personal afectado y se incluyen en el plan de capacitación cuando corresponde.

6.7. Documentos obsoletos

Las revisiones reemplazadas se identifican como obsoletas y se conservan al menos cinco años por trazabilidad histórica (o el plazo mayor que establezca normativa o cliente).

Identificación de documentos obsoletos:

• Físico: sello "OBSOLETO" en rojo sobre la portada o marca de agua diagonal "OBSOLETO" en todas las páginas.
• Digital: archivado en subcarpeta 99_archivo/_obsoletos/ con sufijo _OBSOLETO en el nombre del archivo. Marca de agua "OBSOLETO" insertada en el PDF antes del archivo cuando es posible.
• Listado: el LD identifica el documento como obsoleto, con la fecha de reemplazo y el código de la versión que lo reemplaza.
• Retiro de puntos de uso: simultáneo a la distribución de la nueva versión. Verificación in situ por el Responsable SSOMA.

Las copias obsoletas no deben permanecer en sectores operativos ni en la Carpeta de Obra activa.

6.8. Plazos de retención

Los plazos mínimos de conservación de la información documentada se definen según el tipo y la finalidad legal, contractual o histórica. Cuando coexisten varios plazos aplicables, prevalece el mayor.

6.9. Documentos externos

Las normas, requisitos legales y documentos de cliente incorporados como referencia se listan en el LD con identificación del emisor, código original, fecha de incorporación y revisión vigente conocida.

6.9.1. Procedimientos del cliente por proyecto

Para cada proyecto en planta de cliente, el cuerpo documental del operador (manual del contratista, procedimientos de tareas críticas, sistema de permisos, plan de emergencia, requisitos de calificación) se gestiona con tratamiento específico:

• Identificación: cada documento del cliente se carga con su código original. Se registra en el listado de documentos del proyecto.
• Distribución: copia controlada en la Carpeta de Obra (1000-26-INT-S-PR-007). Difusión al personal afectado durante la inducción (1000-26-INT-S-PR-023).
• Vigencia: el Responsable SSOMA de obra verifica trimestralmente la vigencia consultando al cliente. Cualquier revisión emitida por el cliente reemplaza la versión obrante y se difunde nuevamente al personal afectado.
• Conservación: durante la ejecución y por el plazo contractual posterior al cierre.
• No editar: los documentos del cliente nunca se modifican. Si su aplicación a I-MEGA requiere adaptación, se emite un instructivo interno que referencia al original.

7. Registros asociados

8. Anexos

No aplica.